ESCOLA SECUNDÁRIA JOÃO GONÇALVES ZARCO-MATOSINHOS
"Uma Escola de Oportunidades"

Introdução
1º passo - Necessidade da reunião
2º Passo - Preparação da reunião
3º Passo-Ordem de trabalhos
4º Passo – Convocatória
5º Passo - Abertura da reunião
6º Passo - Condução da reunião
7º Passo - Participação na reunião
8º Passo - Conclusões e encerramento
9º Passo – Acompanhamento dos resultados da reunião
Alguns motivos de fracasso de uma reunião
Bibliografia e fontes

Introdução
O presente texto visa apoiar a organização e o desenvolvimento do trabalho das escolas. A adequada preparação e condução de uma reunião é condição do seu sucesso e da obtenção dos resultados pretendidos, ao mesmo tempo que permite uma gestão mais eficaz do tempo por parte dos órgãos competentes e dos participantes envolvidos. Este trabalho constitui um instrumento de auxílio para todos os que o queiram livremente utilizar. Boas reuniões!

1º passo - Necessidade da reunião
As reuniões são necessárias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica, por isso, um dispêndio considerável que tende a passar despercebido. A primeira questão geral a colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião ou se ela é dispensável. Em caso de se justificar a realização da reunião, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e número de participantes, fixar a duração, a hora e o local da mesma

2º Passo - Preparação da reunião
Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada.
Estabelecida a necessidade da reunião, importa escolher o tipo de reunião. Há vários tipos de reuniões, consoante os objectivos a atingir:

• Reunião de informação, de formação ou de sensibilização;
• Reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ”reunião de trabalho”, para programação de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produção de ideias;
• Reunião de consulta, de negociação, de resolução de problemas, de validação de situações e de tomada de decisões.

A preparação de uma reunião é um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupõe um conjunto diversificado de acções que obedeçam aos princípios seguintes:

• Planificar as reuniões segundo as necessidades;
• Escolher o tipo de reunião de acordo com os objectivos e os grupos visados;
• Dirigir uma reunião eficazmente em função de objectivos concretos e de
  resultados mensuráveis;
• Exercer a liderança através da animação e da dinâmica do grupo;
• Saber gerir espaços, assegurar a organização do material e dos instrumentos
  de apoio;
• Estabelecer uma lista de controlo de tarefas;
• Fixação clara dos objectivos e dos resultados a atingir;
• Elaboração de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatória a todos os participantes;
• Programação da condução de cada assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão;
• Designação de relator para elaboração da acta;
• Reserva da sala e marcação do dia, hora e local;
• Definição da composição da mesa de presidência;
• Disponibilização de bebidas, se for caso disso;
• Entrega de lista de participantes externos ao pessoal da recepção, PBX e
  parque de estacionamento;
• Verificação do funcionamento dos equipamentos e preparação do restante
  material de apoio.

3º Passo - Ordem de trabalhos
Para além da habitual ordem de trabalhos, poderá ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluirá:

• Descrição sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcançar;
• Indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da duração total da reunião e de cada ponto da agenda;
• Priorização dos temas, prevendo aqueles que possam ser retirados em caso de falta de tempo;
• Menção dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos a trazer ou a apresentar;
• Referência à atribuição de trabalho preparatório a determinados participantes.

Uma ordem de trabalhos deverá:

• Ser enviada atempadamente aos destinatários;
• Motivar a participação dos participantes;
• Incentivar a preparação por parte de cada participante
  

4º Passo – Convocatória
Da convocatória ou convite deve constar informação sobre:

• Data e local da reunião;
• Hora de início e de conclusão;
• Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informação
  de contexto;
• Resultados esperados;
• Participantes.

Na fase de preparação poderá ser importante:

• Enviar a convocatória por correio electrónico, com vista à agilização de todo o
  processo de organização e preparação da reunião;
• Telefonar aos convocados/convidados com a antecedência de um ou dois dias, a fim
  de garantir a sua participação;
• Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presença específica de um
  participante

5º Passo - Abertura da reunião
O presidente, moderador ou facilitador:

• Inicia a reunião à hora marcada, dá as boas-vindas e agradece o tempo disponibilizado
  pelos participantes;
• Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de um grupo
  grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir
  confortáveis e motivados para participarem e alcançar um objectivo comum;
• Não perde tempo com a aprovação de actas anteriores, apresenta claramente os
  objectivos da reunião, faz aprovar a agenda e expõe os respectivos pontos, recorda os
  resultados a que se quer chegar, explicita o método de trabalho, sublinha a duração
  prevista da reunião e informa sobre aspectos práticos de organização;
• Avisa se haverá registo, acta ou relatório, indicando previamente o relator ou
  secretário da reunião;
• Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenções;
• Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na
  circunscrição aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurança.

6º Passo - Condução da reunião
O presidente ou moderador é um elemento central para o sucesso da reunião.
Ao presidente ou moderador compete:

• Congregar a atenção dos participantes e envolvê-los no clima da reunião;
• Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participação de todos e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado;
• Assegurar a organização das intervenções e a objectividade dos contributos;
• Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios à ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso;
• Dinamizar a reunião, mostrando flexibilidade sobre tópicos controversos ou questões de difícil acordo;
• Mobilizar o máximo de opiniões individuais para o espaço colectivo;
• Formular posições de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posição que reflicta a posição geral do grupo;
• Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstáculos apontados;
• Assegurar que sejam tomadas todas as decisões necessárias;
• Terminar com uma síntese com menção expressa dos resultados alcançados e evitar que a reunião termine sem tomar decisões ou sem definir prazos e responsabilidades.
  

7ºPasso - Participação na reunião
O desempenho do presidente ou moderador e dos participantes são os pilares do êxito da reunião. Ao participante na reunião compete:
Antes da reunião:

• Analisar os documentos recebidos com a convocatória;
• Equacionar o modo como irá intervir activamente;
• Recolher informações que sejam úteis para o sucesso da reunião;
• Produzir algum apontamento importante.

Durante a reunião:

• Tomar notas sobre dúvidas e pontos importantes;
• Intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecução dos objectivos;
• Saber escutar ideias e opiniões, interessar-se pelos avanços conseguidos, ponderar as críticas a fazer;
• Intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discussão.

Após a reunião:

• Verificar e assumir os conteúdos da versão final da acta, empenhando-se na concretização das determinações da reunião.

8ªPasso -Conclusões e encerramento
Cabe ao presidente ou moderador encerrar com sucesso a reunião. Neste sentido importa:

• Sumariar as decisões tomadas, realçando os respectivos prazos;
• Fazer breve balanço dos aspectos positivos adquiridos bem como das divergências evidenciadas e dos obstáculos a superar;
• Informar da elaboração cuidada e abrangente da acta/relatório/nota/síntese que constitui a memória escrita dos resultados e o guia para a futura monitorização e acompanhamento da execução das decisões (sempre que possível, a acta é apresentada no final da reunião e após comentários é aprovada para envio posterior);
• Pode ser pertinente enviar cópia da acta a pessoas que não participaram na reunião (por exemplo, o responsável de um sector que desempenha um papel importante na implementação das medidas decididas ou que será afectado pela concretização das mesmas);
• Concluir agradecendo a presença e a participação.

9º Passo - Acompanhamento dos resultados da reunião
O êxito da reunião é aferido pelos seus resultados.

• No final da reunião terá de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuída por cada participante, com um prazo de execução e indicação clara de quem monitoriza o processo;
• Sem acompanhamento dos resultados das reuniões, há o risco de perder parte do trabalho nelas realizado;
• Impõe-se assegurar que o relator/secretário prepare a acta ou relato o mais cedo possível após a reunião;
• Enviar cópia da acta provisória aos participantes, com pedido de observações e comentários dentro de um prazo útil e com agradecimento pelos contributos;
• Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que não puderam estar na reunião a acta definitiva, da qual constem:
  - Decisões consensuais, conclusões assumidas e recomendações aceites;
  - Indicação dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas específicas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados;
• Uma vez concluída a acta, o presidente ou moderador poderá organizar um calendário com notas e lembretes relacionados com a concretização das decisões tomadas;
• Antes da reunião seguinte, assegurar-se que os participantes redijam curtos relatórios de avaliação sobre o grau de implementação das medidas e decisões tomadas;
• Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.

Alguns motivos de fracasso de uma reunião
A reunião não era necessária: Os assuntos a tratar não exigiam realização da reunião. O momento não era oportuno para realizar a reunião.
A reunião foi realizada por motivos errados: uma reunião cujo conteúdo se esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros, impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem resultados a produzir está condenada ao insucesso.
Os objectivos da reunião estavam mal definidos: os objectivos não eram claros ou adequados. Os objectivos constituíam obstáculos e não desafios.
Não foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos que não podem tomar decisões. Falta de controlo adequado: programa insuficientemente detalhado, horários vagos, ausência de um fio condutor, conflitos surgidos tratados desadequadamente, falta de liderança.
Ambiente físico não apropriado: local desconfortável, recursos que não funcionam, interrupções que desconcentram.

BIBLIOGRAFIA E FONTES

• Barker, Alan, Reuniões que funcionam, Mem Martins, Lyon Edições, 1996
• Dressler, Larry, Reuniões eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008
• Noyé, Didier, Réussir vos réunions, Paris, Insep Consulting éditions, 2009
• Tropman, E. John, Making meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage Publications Inc., 2003
• Rebori, Marlene. K., How to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno
• Silva, Alexandre R. C., Desenredo – Como fazer reuniões
  http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunião
• http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp
• http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm
• http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
• TenantNet - Planning and Facilitating Meetings
• http://www.tenant.net/Organize/meetings.html